Работа с почтой

Почтовый модуль позволяет работать с общими рабочими ящиками прямо внутри МоегоСклада: читать и отправлять письма, связывать переписку с контрагентами и создавать документы.

Подключить почтовый ящик

1. Откройте настройки AverDoc и перейдите на вкладку «Почтовые ящики».
2. Нажмите «Добавить ящик».
3. Выберите провайдера: Mail.ru, Yandex или Другой IMAP.
4. Укажите email ящика и пароль приложения.
5. Для другого почтового сервера заполните IMAP-сервер, порт и настройку TLS/SSL.
6. Заполните параметры SMTP для исходящей почты: сервер, порт, логин, пароль, email и имя отправителя.
7. Нажмите «Подключить».

Для Mail.ru и Yandex основные адреса серверов подставляются автоматически. Используйте пароль приложения, созданный в настройках почтового сервиса, а не обычный пароль от ящика.

Настроить подключённый ящик

Нажмите значок настроек в строке нужного ящика. В открывшемся окне можно:

• включить или отключить ящик в рамках тарифа;
• изменить параметры IMAP и SMTP;
• проверить отправку кнопкой «Проверить SMTP»;
• включить автоматическое распознавание новых входящих писем;
• назначить ответственного за заявки по умолчанию;
• определить, кому доступен ящик;
• выбрать папки для синхронизации.

Кнопка «Сохранить» сохраняет параметры. Кнопка «Сохранить и синхронизировать» дополнительно запускает получение писем сразу после сохранения.

Настроить доступ сотрудников

В блоке «Доступность» выберите один из вариантов:

• «Всем пользователям» — ящик доступен всем активным сотрудникам AverDoc;
• «Выбранным пользователям» — добавьте сотрудников через выпадающий список.

Во встроенной почте сотрудник увидит только те ящики, к которым ему разрешён доступ. Для входа из МоегоСклада сотрудник также должен быть сопоставлен с пользователем AverDoc во вкладке «Сотрудники».

Выбрать папки для синхронизации

1. В настройках ящика найдите блок «Синхронизация папок».
2. При необходимости найдите папку через строку поиска.
3. Отметьте папки, письма из которых нужно получать в AverDoc.
4. Сохраните настройки.

Папка «Входящие» синхронизируется обязательно. Системные или недоступные папки изменить нельзя.

Работать с письмами внутри МоегоСклада

1. Откройте раздел «Чаты» в МоемСкладе и выберите вкладку AverDoc.
2. В нижней части списка контрагентов выберите активный почтовый ящик.
3. Используйте папки и список писем для навигации.
4. Откройте письмо, чтобы прочитать исходное содержимое и вложения.

В почтовом интерфейсе доступны новые письма, ответы и пересылка. Для исходящего письма выберите ящик отправителя, получателей, тему и при необходимости добавьте вложения.

Что находится на экране

1. «Написать» — создать новое письмо. В форме можно выбрать почтовый ящик отправителя, указать получателей, тему, текст и добавить файлы.
2. Папки — перейти во входящие, отправленные письма или рассылки. Показаны только папки, разрешённые в настройках выбранного ящика.
3. Контрагенты — отфильтровать переписку по компании. Поиск помогает быстро открыть все письма конкретного клиента или поставщика без ручного просмотра всей почты.
4. Почтовый ящик — выбрать активный ящик или перейти к подключению нового. От выбранного ящика зависят доступные папки, письма и адрес отправителя.
5. Список писем — показывает отправителя, тему, краткое содержание, дату, тип письма и наличие вложений. Выбор письма открывает его в центральной области.
6. Действия с письмом — ответить, ответить всем, переслать или создать заявку. Стрелка рядом с созданием заявки открывает дополнительные режимы обработки.
7. Просмотр письма — можно переключаться между адаптированным представлением и исходным содержимым, а также разрешить загрузку изображений.
8. Контрагент и контакт — показывает, с какой компанией и каким контактным лицом связано письмо. Связь можно заменить, очистить или использовать для просмотра всей переписки.
9. Связанные документы — показывает заявки и другие документы, относящиеся к письму. Здесь можно создать заявку, связать письмо с существующим документом или убрать ошибочную связь.

Создать заявку из письма

Кнопка «Создать заявку» превращает входящее письмо клиента в черновик заявки покупателя без повторного ввода данных.

Перед созданием убедитесь, что письмо связано с контрагентом. Если компания не выбрана, AverDoc попросит сначала указать контрагента в правой панели письма.

1. Откройте письмо с запросом клиента.
2. Проверьте распознанные позиции, количество, единицы измерения и условия доставки. При необходимости нажмите «Редактировать» и исправьте данные.
3. Проверьте контрагента и контактное лицо в правой панели.
4. Нажмите «Создать заявку» в блоке «Связанные документы» или в панели действий письма.
5. AverDoc откроет форму новой заявки и предварительно заполнит её данными письма:
   • контрагентом и контактным лицом;
   • темой и кратким содержанием письма;
   • условиями доставки и поставки;
   • распознанными наименованиями, количеством и единицами измерения позиций;
   • ссылкой на исходное письмо.
6. Проверьте форму, дополните недостающие данные и сохраните заявку.

Кнопка не сохраняет документ автоматически: сначала открывается предзаполненная форма, поэтому сотрудник может проверить результат распознавания. После сохранения заявка появляется в блоке «Связанные документы», а письмо становится частью истории заявки.

Если в настройках интеграции включено «Создавать заказ покупателя из почтовой заявки», сохранённая заявка также передаётся в МойСклад как связанный заказ покупателя.

Если заявка уже существует

Не создавайте дубликат. Нажмите «Связать с документом», найдите существующую заявку и привяжите к ней письмо.

Чем AverDoc отличается от обычного почтового клиента

Обычный почтовый клиент хранит переписку по адресам и папкам. AverDoc дополнительно связывает каждое рабочее письмо с данными продаж и снабжения:

• группирует письма не только по ящикам, но и по контрагентам;
• определяет компанию и контактное лицо отправителя;
• показывает всю переписку с выбранным контрагентом независимо от темы письма;
• распознаёт назначение письма: заявка клиента, предложение поставщика, счёт, коммерческое предложение или обычная переписка;
• извлекает из письма и вложений позиции, количество, адрес доставки и другие данные заявки;
• создаёт заявку непосредственно из письма без повторного ввода информации;
• связывает письмо, вложения, контакт, заявку и документы в одну рабочую цепочку;
• передаёт связанный заказ покупателя в МойСклад, если это включено в настройках интеграции;
• сохраняет исходное письмо рядом с адаптированным представлением, поэтому результат распознавания можно проверить;
• позволяет нескольким сотрудникам работать с общими ящиками с учётом настроенных прав доступа.

В результате сотрудник обрабатывает не отдельное письмо, а готовую рабочую ситуацию: видит клиента, историю общения, извлечённые позиции и связанные документы в одном окне.

Связать письмо с контрагентом и документами

В правой панели письма можно:

• выбрать или заменить контрагента;
• выбрать существующий контакт или создать новый;
• показать всю переписку с контрагентом;
• создать заявку покупателя;
• создать коммерческое предложение;
• связать письмо с существующим документом.

Если отправитель ещё не распознан, сначала выберите существующую компанию или создайте новую. После этого можно связать контакт и использовать данные переписки в заявке.

Автоматически распознавать заявки

1. Откройте настройки нужного ящика.
2. Включите «Распознавать новые входящие письма».
3. Выберите ответственного за заявки по умолчанию.
4. Сохраните настройки.

Новые входящие письма анализируются по текущим правилам. Если письмо уверенно распознано как заявка клиента, AverDoc создаёт заявку и связывает её с письмом. Если во вкладке синхронизации включено создание заказов покупателей, связанный заказ также передаётся в МойСклад.

Ручная обработка

Автоматизацию можно не включать. В этом случае откройте нужное письмо и нажмите «Создать заявку» вручную.

Дальше: работа с заявками и заказами покупателей.