Запросы поставщикам

Запрос поставщикам формируется непосредственно из заявки. AverDoc берёт позиции и количество из документа, сохраняет исходящие письма в истории и затем связывает полученные ответы с той же заявкой.

Что находится на экране

1. Позиции заявки — наименования, количество и единицы измерения, по которым требуется получить цену или коммерческое предложение.
2. «От» — рабочий почтовый ящик, с которого будут отправлены запросы.
3. «Кому» — выбор одного или нескольких поставщиков либо контактных лиц.
4. «Отправить каждому отдельное письмо» — создаёт отдельное письмо для каждого выбранного поставщика. Получатели не увидят адреса друг друга, а ответы сформируют отдельные цепочки.
5. Тема — формируется для текущей заявки, но её можно изменить перед отправкой.
6. Тело письма — AverDoc автоматически подставляет сюда позиции из списка «Позиции», включая наименование, количество и единицу измерения.
7. Подпись сотрудника — добавляется из карточки отправителя и может содержать должность, контакты и реквизиты компании.

Отправить запрос поставщикам

1. Откройте заявку и разверните панель «События».
2. На вкладке «Почта» нажмите «Запросы поставщикам».
3. Проверьте позиции заявки слева. Именно эти значения будут подставлены в тело письма — метки 1 и 6.
4. Выберите почтовый ящик отправителя — метка 2.
5. В поле «Кому» выберите одного или сразу нескольких поставщиков — метка 3.
6. Оставьте включённым «Отправить каждому отдельное письмо», если каждому поставщику нужно отправить независимый запрос — метка 4.
7. Проверьте тему, текст, автоматически сформированный список позиций и подпись сотрудника.
8. При необходимости отредактируйте письмо или добавьте файлы.
9. Отправьте запросы.

Можно выбрать одного поставщика или несколько. При отдельной отправке AverDoc создаст самостоятельное письмо для каждого получателя: поставщики не увидят адреса друг друга, а ответ каждого поставщика сформирует собственную цепочку переписки, связанную с заявкой.

Что происходит после отправки

• исходящие письма сохраняются в заявке;
• ответ выбранного поставщика автоматически появляется в списке связанных писем заявки;
• вложенный счёт или файл КП можно сразу открыть и запустить его распознавание;
• после проверки распознанных данных предложение добавляется в раздел «Сравнение поставщиков»;
• условия оплаты, срок поставки, доставка и исходный файл остаются связаны с КП.

Перейдите в сравнение предложений поставщиков, чтобы сопоставить цены и условия, выбрать предложение целиком или распределить позиции между несколькими поставщиками.

Отправить счёт клиенту

Кнопка «Счёт клиенту» в панели писем заявки используется для исходящего документа клиенту:

1. Выберите существующий счёт или создание нового счёта по заказу.
2. Выберите шаблон PDF.
3. Проверьте получателя, тему и текст письма.
4. Отправьте письмо.

Счёт и письмо останутся связаны с заявкой и заказом покупателя.

Когда использовать «Написать письмо»

Кнопка «Написать письмо» в панели писем заявки подходит для свободного сообщения, которое не является массовым запросом поставщикам или отправкой счёта. Например, для уточнения сроков, характеристик или условий доставки.

Дальше: сравнить предложения поставщиков.